Oświadczenie o ochronie prywatności

1. Administrator i zakres Polityki

Administratorem danych osobowych jest Lublin Forensic Group Sp. z o. o. z siedzibą przy ul. Nowy Świat 38, 20-418 Lublin, KRS: 0000729009, NIP: 9462680465, REGON: 380025110 (dalej: „Administrator” lub „Firma”).

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych można kontaktować się bezpośrednio z Administratorem: pocztą elektroniczną pod adresem biuro@lfg.com.pl, telefonicznie pod numerem +48 512 327 233 albo pisemnie na adres siedziby. Administrator nie powołał Inspektora Ochrony Danych.

Niniejszy dokument opisuje zasady przetwarzania danych w związku z działalnością Firmy i prowadzoną przez nią komunikacją. Obejmuje w szczególności kontakt e-mailowy, telefoniczny i pocztowy, korzystanie z danych kontaktowych udostępnionych na www.lfg.com.pl, relacje prowadzone w mediach społecznościowych, podczas konferencji i wydarzeń branżowych, a także współpracę z klientami i kontrahentami, procesy ofertowe i rekrutacyjne oraz obsługę skarg i reklamacji.

Serwis www.lfg.com.pl nie udostępnia formularza kontaktowego.

2. Zakres danych i źródła ich pozyskiwania

Zakres danych zależy od rodzaju relacji lub sprawy. Administrator może przetwarzać m.in. imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres korespondencyjny, nazwę firmy lub instytucji, stanowisko lub pełnioną funkcję, dane zawodowe, informacje z wizytówek, treść korespondencji i przekazywanych dokumentów, dane potrzebne do udziału w wydarzeniach branżowych organizowanych przez Firmę, dane zawarte w CV, a także informacje potrzebne do rozpatrzenia zgłoszenia, skargi lub reklamacji.

Najczęściej dane są przekazywane bezpośrednio przez osobę, której dotyczą. Mogą jednak pochodzić również od podmiotu, który tę osobę reprezentuje albo wskazuje ją do kontaktu, np. od pracodawcy, klienta, kontrahenta lub instytucji wyznaczającej określoną osobę do działań związanych ze współpracą. W procesach rekrutacyjnych źródłem danych mogą być także portale rekrutacyjne.

Administrator może posługiwać się również zawodowymi i kontaktowymi informacjami dostępnymi publicznie. Firma nie nabywa baz danych osobowych od zewnętrznych dostawców.

Jeżeli dane nie pochodzą bezpośrednio od osoby, której dotyczą, Administrator przekazuje informację o konkretnym źródle wykorzystanym do nawiązania kontaktu, zgodnie z art. 14 RODO.

W zwykłej komunikacji Firma nie oczekuje przekazywania danych szczególnych kategorii, o których mowa w art. 9 RODO, i prosi o ograniczanie przekazywanych informacji do zakresu potrzebnego do załatwienia sprawy. Gdy takie dane zostaną przekazane mimo braku potrzeby ich wykorzystania, Administrator usuwa je niezwłocznie po stwierdzeniu, że nie są istotne dla sprawy, chyba że obowiązek ich zachowania wynika z prawa albo są potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Do czasu usunięcia dostęp do nich mają wyłącznie osoby upoważnione.

3. Cele przetwarzania i podstawy prawne

Dane osobowe są przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy Administrator dysponuje właściwą podstawą prawną. Zależnie od okoliczności przetwarzanie może służyć następującym celom:

Obsługa kontaktu, korespondencji, zapytań i bieżących spraw – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy osoba fizyczna jest stroną umowy albo podejmuje działania przed jej zawarciem, albo na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO, gdy dane dotyczą pracownika, współpracownika lub reprezentanta kontrahenta będącego osobą prawną. Prawnie uzasadnionym interesem jest w takim przypadku udzielenie odpowiedzi i prowadzenie komunikacji dotyczącej danej sprawy.
Przygotowanie ofert, zawieranie umów oraz nawiązywanie i realizacja współpracy – art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec osoby fizycznej będącej stroną umowy lub podejmującej działania przed jej zawarciem, a w przypadku przedstawicieli, pracowników i współpracowników kontrahentów będących osobami prawnymi – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Uzasadniony interes obejmuje doprowadzenie do zawarcia i prawidłowego wykonania umowy oraz kontakt z osobami wskazanymi do jej realizacji.
Rozliczenia oraz zwykłe przypomnienia o płatnościach przekazywane e-mailem lub telefonicznie – art. 6 ust. 1 lit. b RODO w relacji z osobą fizyczną będącą stroną umowy lub podejmującą działania przed jej zawarciem oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do osób działających po stronie kontrahenta będącego osobą prawną. Prawnie uzasadnionym interesem jest uzyskanie zapłaty za wykonane usługi, w tym kontakt z osobami odpowiedzialnymi za rozliczenia.
Wykonywanie obowiązków księgowych, podatkowych oraz innych obowiązków nałożonych przepisami – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
Organizacja i dokumentowanie wydarzeń branżowych, w tym potwierdzanie udziału oraz kontakt organizacyjny – art. 6 ust. 1 lit. b RODO wobec osoby fizycznej będącej stroną umowy lub podejmującej działania przed jej zawarciem albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO wobec pracownika, współpracownika lub reprezentanta kontrahenta będącego osobą prawną. Uzasadniony interes obejmuje sprawną organizację wydarzenia, komunikację z uczestnikami oraz udokumentowanie jego przebiegu i frekwencji.
Podtrzymywanie relacji zawodowych i biznesowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO. Obejmuje to odpowiadanie na kontakt zainicjowany przez drugą stronę, utrzymywanie relacji z osobami, z którymi Administrator współpracował lub prowadził rozmowy, oraz komunikację organizacyjną niezawierającą oferty. Prawnie uzasadnionym interesem jest utrzymanie kontaktów zawodowych istotnych dla prowadzenia Firmy. Cel ten nie obejmuje przekazów handlowych ani promocyjnych, które są traktowane jako marketing bezpośredni i realizowane na zasadach opisanych niżej.
Prowadzenie konkretnego procesu rekrutacyjnego – art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z art. 22¹ Kodeksu pracy w odniesieniu do danych wymaganych przepisami prawa pracy; art. 6 ust. 1 lit. b RODO przy rekrutacji dotyczącej umowy cywilnoprawnej; art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zakresie dodatkowych danych dobrowolnie przekazanych przez kandydata. Jeżeli kandydat z własnej inicjatywy poda dane szczególnej kategorii, zastosowanie ma art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Po zakończeniu rekrutacji dane mogą być przetwarzane w niezbędnym zakresie na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO w celu ochrony przed ewentualnymi roszczeniami; prawnie uzasadnionym interesem jest prawidłowe przeprowadzenie rekrutacji i obrona przed takimi roszczeniami.
Rozpoznawanie i dokumentowanie skarg, reklamacji, uwag dotyczących usług oraz innych spraw kierowanych do Administratora – art. 6 ust. 1 lit. b RODO, gdy dotyczy to osoby fizycznej będącej stroną umowy lub podejmującej działania przed jej zawarciem, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO w odniesieniu do pracownika, współpracownika lub reprezentanta kontrahenta będącego osobą prawną. Uzasadnionym interesem jest rzetelne rozpatrzenie sprawy, udokumentowanie sposobu jej załatwienia oraz obrona przed ewentualnymi roszczeniami.
Analiza funkcjonowania strony internetowej i skuteczności komunikacji Firmy – na podstawie zgody, tj. art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Przechowywanie informacji w urządzeniu końcowym użytkownika lub uzyskiwanie do nich dostępu odbywa się na podstawie zgody przewidzianej w art. 399 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgoda może zostać wycofana w każdym czasie, a szczegółowe zasady opisuje Polityka Plików Cookies.
Marketing bezpośredni własnych usług Firmy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym uzasadnionym interesem jest promowanie usług Administratora wśród podmiotów zainteresowanych jego działalnością. Wysyłanie informacji handlowych oraz prowadzenie marketingu bezpośredniego za pomocą poczty elektronicznej, telefonu lub usług komunikacji interpersonalnej następuje wyłącznie po uprzednim uzyskaniu zgody, o której mowa w art. 398 ustawy z dnia 12 lipca 2024 r. – Prawo komunikacji elektronicznej. Zgodę można wycofać w dowolnym momencie, kontaktując się z Administratorem; nie wpływa to na zgodność z prawem działań podjętych przed wycofaniem zgody.
Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń związanych z działalnością Firmy – art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym prawnie uzasadnionym interesem jest ochrona praw Administratora.

4. Okres przechowywania danych

Administrator stosuje zasadę ograniczenia przechowywania: dane są zachowywane tylko przez okres potrzebny do osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane. Konkretny czas zależy od rodzaju sprawy oraz podstawy prawnej przetwarzania.

Informacje związane z komunikacją i współpracą są przechowywane przez czas konieczny do obsługi sprawy, realizacji współpracy lub utrzymywania uzasadnionego kontaktu. Po zakończeniu relacji mogą być dalej zachowane przez okres niezbędny do wykonania obowiązków prawnych albo zabezpieczenia ewentualnych roszczeń. Dane, które przestały być aktualne i potrzebne, są usuwane.

Dokumentacja księgowa, podatkowa i inna dokumentacja objęta obowiązkowym okresem archiwizacji jest przechowywana zgodnie z wymaganiami właściwych przepisów. Dane kandydatów służą konkretnej rekrutacji i nie są zachowywane na potrzeby przyszłych naborów; po zakończeniu procesu mogą być przechowywane jedynie przez okres uzasadniony ochroną przed roszczeniami. Dane związane z wydarzeniami branżowymi mogą pozostać w dokumentacji tak długo, jak jest to potrzebne do organizacyjnego potwierdzenia i udokumentowania udziału.

Dane wykorzystywane do marketingu bezpośredniego są przetwarzane do chwili wniesienia sprzeciwu albo wycofania zgody, o której mowa w art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej – zależnie od tego, które zdarzenie nastąpi wcześniej. Dokumentacja potwierdzająca zgodność działań Administratora z przepisami może być zachowana przez okres niezbędny do wykazania tej zgodności.

Jeżeli podstawą przetwarzania jest zgoda, dane mogą być przetwarzane do jej wycofania, chyba że istnieje inna podstawa umożliwiająca dalsze przetwarzanie. Administrator okresowo sprawdza, czy dalsze przechowywanie danych pozostaje uzasadnione.

5. Odbiorcy danych oraz transfery poza EOG

Dostęp do danych otrzymują wyłącznie podmioty, które potrzebują ich do świadczenia usług na rzecz Administratora albo są uprawnione do ich uzyskania na podstawie przepisów. Do tej grupy mogą należeć w szczególności dostawcy hostingu i infrastruktury IT, Google w związku z Google Workspace i narzędziami wykorzystywanymi na stronie internetowej, Microsoft w związku z pakietem Microsoft 365, zewnętrzne biura rachunkowe, kancelarie prawne, banki, operatorzy telekomunikacyjni, pocztowi i kurierscy, portale rekrutacyjne, LinkedIn, ubezpieczyciele oraz właściwe organy publiczne.

Wewnątrz Firmy dostęp do danych mają również pracownicy, których zakres obowiązków wymaga udziału w realizacji danej sprawy lub komunikacji z osobą przekazującą dane.

Jeżeli usługodawca występuje jako podmiot przetwarzający, powierzenie danych odbywa się zgodnie z wymaganiami RODO. Niektórzy odbiorcy, np. banki, operatorzy pocztowi czy portale rekrutacyjne, mogą natomiast działać jako odrębni administratorzy w zakresie określonym przepisami lub warunkami świadczonych przez nich usług.

Administrator prowadzi stronę firmową w serwisie LinkedIn. W zakresie własnych celów LinkedIn, wynikających z regulaminu i polityki prywatności tego serwisu, LinkedIn działa jako odrębny administrator danych. Jednocześnie w odniesieniu do statystyk strony Administrator oraz LinkedIn Ireland Unlimited Company pozostają współadministratorami w rozumieniu art. 26 RODO.

LinkedIn odpowiada za przetwarzanie danych potrzebne do generowania statystyk, w tym za zapewnienie podstawy prawnej takiego przetwarzania i realizację praw osób w zakresie dotyczącym statystyk. Administrator otrzymuje wyłącznie dane zagregowane, których nie wykorzystuje do identyfikowania konkretnych osób, i sam określa, w jaki sposób korzysta z tych informacji na potrzeby oceny skuteczności komunikacji.

Zasadnicza treść uzgodnień współadministratorów została zawarta w LinkedIn Page Insights Joint Controller Addendum: https://www.linkedin.com/legal/l/page-joint-controller-addendum. Żądania dotyczące praw związanych ze statystykami strony mogą być kierowane bezpośrednio do LinkedIn. Niezależnie od przyjętego podziału ról, na podstawie art. 26 ust. 3 RODO osoba, której dane dotyczą, może wykonywać swoje prawa wobec każdego ze współadministratorów – zarówno wobec LinkedIn Ireland Unlimited Company, jak i wobec Administratora.

Część dostawców, w tym Google, prowadzi działalność w skali globalnej. W związku z tym w pewnych przypadkach dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym albo dostęp do nich może następować z państw trzecich. Administrator stosuje wówczas mechanizmy przewidziane w rozdziale V RODO, w szczególności decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, EU-U.S. Data Privacy Framework – jeżeli ma zastosowanie – albo standardowe klauzule umowne. Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z Administratorem.

6. Prawa osób, których dane dotyczą

W zakresie i na zasadach przewidzianych w RODO osobie, której dane dotyczą, mogą przysługiwać następujące prawa:

prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
prawo sprostowania lub uzupełnienia danych;
prawo żądania usunięcia danych;
prawo ograniczenia przetwarzania;
prawo przenoszenia danych, jeżeli zostały spełnione przesłanki określone w art. 20 RODO;
prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania prowadzonego na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO – z przyczyn wynikających ze szczególnej sytuacji osoby, której dane dotyczą;
prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego – w dowolnym momencie i bez konieczności wskazywania przyczyny; po wniesieniu sprzeciwu Administrator zaprzestaje przetwarzania danych w tym celu;
prawo wycofania zgody w każdym czasie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie; wycofanie nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania prowadzonego przed jego dokonaniem;
prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa.

Zakres poszczególnych uprawnień zależy od podstawy prawnej i okoliczności konkretnego przetwarzania. Żądania można kierować z wykorzystaniem danych kontaktowych wskazanych w pkt 1. Administrator udziela odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, co do zasady w terminie jednego miesiąca. Jeżeli żądanie jest skomplikowane albo liczba żądań jest duża, termin może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące; osoba, której dane dotyczą, zostanie o tym poinformowana w terminie miesiąca od otrzymania żądania wraz z uzasadnieniem opóźnienia, zgodnie z art. 12 ust. 3 RODO.

Sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego oraz wycofanie zgody na otrzymywanie informacji handlowych są bezpłatne i mogą zostać złożone w dowolnej formie z wykorzystaniem danych kontaktowych Administratora wskazanych w pkt 1.

7. Dobrowolność podania danych

W większości sytuacji przekazanie danych osobowych jest dobrowolne. Brak danych może jednak uniemożliwić albo utrudnić wykonanie określonej czynności, np. udzielenie odpowiedzi, przygotowanie oferty, realizację współpracy, uczestnictwo w wydarzeniu, rozpatrzenie skargi lub udział w rekrutacji.

W określonych przypadkach podanie danych albo ich dalsze przetwarzanie może być konieczne do zawarcia lub wykonania umowy albo wynikać bezpośrednio z przepisów, w szczególności podatkowych, rachunkowych lub prawa pracy. Administrator pozyskuje dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji danego celu.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Administrator nie podejmuje wobec osób decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na daną osobę. Dane mogą być wykorzystywane statystycznie i analitycznie na zasadach określonych w pkt 3, w szczególności w związku z funkcjonowaniem strony internetowej, jednak nie służy to podejmowaniu takich decyzji wobec konkretnych osób.

9. Zabezpieczenie danych

Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do charakteru przetwarzania oraz związanych z nim ryzyk. Ich celem jest ochrona danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zniszczeniem, uszkodzeniem, zmianą lub ujawnieniem. Dostęp do danych jest ograniczony do osób, które potrzebują go do wykonywania swoich obowiązków.

10. Cookies oraz aktualizacje Polityki

Serwis www.lfg.com.pl korzysta z plików cookies i podobnych technologii, w tym rozwiązań związanych z Google Analytics, Youtube czy Google Maps. Przechowywanie informacji w telekomunikacyjnym urządzeniu końcowym użytkownika lub uzyskiwanie dostępu do informacji już w nim zapisanych odbywa się na zasadach określonych w art. 399 ustawy – Prawo komunikacji elektronicznej. Oznacza to uprzednie poinformowanie użytkownika i uzyskanie jego zgody, z wyjątkiem plików niezbędnych do wykonania transmisji komunikatu lub dostarczenia usługi żądanej przez użytkownika.

Informacje o kategoriach cookies, ich celach, dostawcach, okresach działania oraz sposobie udzielania i wycofywania zgody są dostępne w odrębnej Polityce Plików Cookies.

Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w szczególności w przypadku zmian przepisów, sposobów przetwarzania danych albo wykorzystywanych usług i narzędzi. Aktualna wersja dokumentu jest każdorazowo publikowana na stronie internetowej Administratora.

Data ostatniej aktualizacji: 21.08.2026